غالباً ما تقترن المشاريع بوجود قدر كبير من عمليات التوثيق حتى لو كانت مرتبطة بقضية ذات طابع تجاري، ويصعب أحياناً معرفة من أين يمكن البدء حين يتعلّق الأمر بمحاولة حفظها بأمان.
في النقاط التالية نعرض بعض النصائح البسيطة التي تساعد على حفظ الوثائق الهامة بكل سهولة:
1- تخزين الملفات على شبكة الإنترنت: استخدام الأداة الخاصة بإدارة المشروعات على الإنترنت أو ما يُعرف بمستودع الوثائق هو أفضل طريقة لحفظ الملفات.
2- توفير نسخة منها لفريق العمل المعاون: وهي وسيلة مفيدة على صعيد حفظ الملفات، ويمكن اختيار بعض الأشخاص من ذوي الثقة لتمكينهم من الاطلاع عليها. ويمكن منح بعض أعضاء فريق العمل الإذن لرفع وقراءة وتحرير الوثائق عبر أداة إدارة المشاريع.
3- تجميع كل الملفات في مكان واحد: وهو ما يمكن تحقيقه من خلال الاتفاق مع فريق العمل على استخدام برنامج إدارة المشاريع على الإنترنت من أجل حفظ الوثائق.
4- إعداد نسخة احتياطية من الملفات: من الضروري الإقدام على تلك الخطوة تحسّباً لاحتمال فقدان النسخة الأصلية لسبب أو لآخر، وينصح بإدراج خدمة التذكير في التقويم من أجل إعداد نسخ احتياطية من الملفات التي تستخدمها بانتظام.
5- الاهتمام بمعرفة ما إن كانت هناك نسخ مختلفة أم لا: ليس هناك ما يُحبِط أكثر من العمل على وثيقة ما لتجد أن هناك شخصاً آخر يجري عليها تغييرات من دون أن تطلع على صيغتها النهائية. ولا بد من معرفة أن حلول تخزين الوثائق على الإنترنت تتيح إمكانية تحديد عدد نسخ المستند بصورة تلقائية ما يجنّبك تلك المشكلة.
يمكنك قراءة المزيد
ميلاد حدشيتي: إرشادات لا تتعلّمها على مقاعد الدّراسة تحقّق لك النّجاح!
شادي ديب: هل حان الوقت لترك عملك والبحث عن عمل يحقق طموحك؟
رودولف جبر: لا تتجاهل حاجتك لمرشد خصوصاً في شركتك الناشئة
سامر زعرور: عشر نصائح ليوم أكثر إنتاجية
زويا صقر جبر: كيف تخلق محتوىً تفاعلياً يجذب المستخدمين؟