بحث عن الرسائل الادارية

تعامل البشر بالرسائل بين بعضهم منذ القِدم، وقد ذكر التاريخ كيف كان الناس بدايةً يتراسلون بين بعضهم، إما بواسطة شخصٍ يحفظ ما يُقال له وينقلها للمُرسَل إليه، أو بكتابةٍ على جلد، أو ورق، وتختلف أنماط الرَّسائل من حيث الكيف والمضمون والمفردات، فهناك الرسائل الرَّسمية، ورسائل العمل، والرسائل الشخصية.

في هذا المقال نستعرض بحثا عن الرسائل الادارية وأنواعها وخصائصها وعناصرها مع بيان الفرق بين الرسالة المرفقية والشخصية.

ما هي الرسائل الادارية

الرسالة الإداريّة عبارة عن نوع من أنواع الرسائل، التي يقوم من خلالها الموظف أو مؤسسة رسميّة، أو غير رسمية، بإرسال رسالة لطلب أو استفسار عن موضوع محدّد، إلى جهات تخصّ العمل، أو رد على هذا الطلب أو الاستفسار.
تتمثّل أهميّة استخدام الرسائل الإداريّة في تسيير الحركة الإداريّة والوظيفيّة، في أي مؤسسة أو شركة، حيث تعتبر وسيلة تخاطب واتّصال بين الدوائر الرسمية وغير الرسمية، أو الأقسام الإدارية في نفس المؤسسة، أو بين الموظف والمسؤول عنه، كما تعمل على اختصار الوقت، والمسافات بين الجهات المختلفة ومواقعها، وبالإضافة إلى ذلك تعتبر الرسالة الإداريّة بأنّها ورقة قانونيّة، يرجع إليها الموظف أو القسم أو المؤسسة عند الحاجة إليها.

الرسائل الادارية وانواعها

رســـالة التـوجيـــه: تهـــدف مـــراسلــة التــوجيـــه إلــى تحــويــل وثيقـــة أو مــلـف إلــى الغيـــر أو إحــالتـــه للاختصـاص، وقـد تكـون للإعـلام أو لإبــداء الـرأي أو لتلقــي تعليمــات.
رســــالـة التـــذكيـــر: تـهــدف إلــى دعـــوة المـرســل إليــه للإجـابــة عــن مـراسلــة وجهــت لــه ولـــم يـــــرد عليـــها فــي الآجــال المعقــولـة، وتحمــل تحـت عبـارة "الطــابع" إشــارة "رسالـة تذكيــر" أو "تذكيــر ثـان" أو "تذكيــر ثـالث"
المـــــذكــــــــــــرة: هــي وثيقـــة داخليـــة تحـــرر فــي أسلـــوب مـوجـز وتخــصص فــي الحــالات الخاصـة بإعطــاء تعليمــات أو إبـلاغ معلــومات مـن مـوظف إلـى آخـر أعلــى منــه أو مسـاويا لــه أو تـابــع، وذلك أن المــوظفيــن داخـل نــفس المصلحـة يتفــادون تبــــادل المــراســـلات.
يستعمـل لإرســال وثائــق إدارية مـن مصلحـة إلـى أخــرى، وذلك ســـواء للتـوجيـه، أو للإعلام أو لإبـــداء الــرأي، ويستعمــل جــدول الإرســال فــي الحــالات التـي لا يتطلـب الإرســـــال ضــرورة التعليـق بواسطـة تحـريـر رســالة تتضمـن الشــرح.

خصائص الرسالة الادارية

تتعدد خصائص الرسائل الادارية بخصوص حسن التعبير ودقة الصياغة والايجاز، نذكر أبرز خصائصها فيما يلي:

البساطة والدقة في التعبير.
استعمال المصطلحات الإدارية، والحرص على مخاطبة الأفراد بألقابهم الوظيفية.
الإيجاز واللفظ في المعنى، من دون الإخلال به.
استعمال أسلوب مقنع في كتابة الرسالة، بعيداً عن العاطفة.
تجنب استعمال أسلوب التبجيل، أو عبارات المجاملة، والدخول في موضوع الرسالة بشكل مباشر.
الحرص على استخدام معلومات صادقة ودقيقة.
اعتماد أسلوب التسلسل المنطقي بين الأفكار.
في حالات الردّ على الرسائل، يجب الإشارة إلى الشخص المعني برقم الرسالة وتاريخ إرسالها وموضوعها، وفي حال كانت الرسالة للرد على نقاط معينة، يجب مراعاة الرد على كل نقطة بشكل تسلسلي بناءً على ورودها في الرسالة الأصلية.

عناصر الرسالة الادارية

البسملة: من خلال كتابة عبارة البسملة، في منتصف بداية الصفحة.
التاريخ: من خلال كتابته، في أعلى الزاوية اليمنى من صفحة الرسالة.
مخاطبة المرسل إليه، مع ذكر اللقب أو الرتبة الوظيفيّة، ويكتب أسفل التاريخ مباشرةً.
التحية الافتتاحية: مثل (السلام عليم ورحمة الله وبركاته)، أو تحية طيبة وبعد.
موضوع الرسالة: يكتب الموضوع بعد التحية مباشرةً، كما يبدأ بحرف العطف (الفاء)، كالشكل التالي (تحية طيبة وبعد: فقد تلقيت خطابكم المؤرخ بتاريخ، والمتضمن رغبتكم بأخذ علاوة، وعليه أفيدكم بالموافقة على الطلب)، مع مراعاة عرض المرسل كافّة معلومات.
التحية الختامية: مثل (السلام عليكم ورحمة الله وبركاته)، أو (تفضلوا بقبول أطيب تحياتي) وغيرها، بعد الانتهاء من عرض المعلومات.
التوقيع: من خلال توقيع المرسل أو الكاتب اسمه، ومن ثمّ كتابة اسمه كاملاً، في الجهة اليسرى من أسفل الرسالة.
عنوان المرسل: يكتب العنوان في الرسائل النصية التجارية أو غير الرسمية، في أسفل الصفحة إلى الجهة اليمنى، بشكل مقابل للتوقيع.

الرسائل الادارية المرفقية والشخصية

الرسالة الادارية المرفقية يقصد بها تلك الرسالة المتبادلة بين الأجهزة المركزية أو الأجهزة المركزية والهيئات المحلية أو بين مصالح إدارية تابعة لنفس الجهاز أو مستقلة ويتعلق موضوعها بتسيير المرفق.
تتطلب الوثائق الإدارية وعلى رأسها الرسائل الإدارية من ناحية التقديم جملة من البيانات الشكلية تميزها عن غيرها من حيث البيانات ذات الأهمية والثبات.
الرسالة الشَّخصية هي الرسائل التي يتم إرسالها للأشخاص المعروفين والمُقرَّبين منَّا، كالإخوة، والأولاد، والأصدقاء، حيث إنها تكون ذات مضمون شخصي، كرسائل المودَّة، ورسائل العتاب، ورسائل العزاء، ورسائل الشكر.. إلخ.