هناك الكثير من البرامج التي يمكن من خلالها إعداد تقرير إداري وتنسيقه، وهناك العديد من أنواع التقارير منها تقارير الرحلات والتقارير الصحفية، وتقارير الحوادث المرورية وتقارير المناسبات والاحتفالات وغيرها.
وتختلف مصادر التقرير حسب نوعها إلى:
التقرير الصحفي: وهو مصدره المجتمع ويتم نشره أيضًا في المجتمع.
التقارير الإدارية: وهي مصدرها الإدارة والأقسام الإدارية وموجهة للإدارات الأخرى.
التقارير الشخصية: وهي ملاحظات شخصية أو مذكرات.
التقارير الاستخباراتية: وهي في غاية السرية وترسل لجهة واحدة لاتخاذ الإجراءات الضرورية بالمستقبل سواء كان بعيد أو قريب.
مراحل كتابة التقرير:
مرحلة التحضير وهي من خلال الخطوات التالية:
1. تحديد نوع التقرير المكتوب، هل هو شخصي أم صحفي أم غيره.
2. تحديد المعلومات التي يستند إليها التقرير والمصدر المتخذ منه هذه المعلومات.
3. معرفة الجهة التي سترسل لها التقرير.
4. معرفة ما هو هدف التقرير أو المشكلة أو القضية التي تناقشها.
5. يتم دعم التقرير بكل ما يدل على مصداقيته من أوراق ورسوم بيانية وغيرها.
المرحلة الثانية في كتابة التقارير هي مرحلة التنسيق وهي بالخطوات التالية:
1. كتابة العناوين والعناوين المتفرعة واختيار الخط وحجمه.
2. ترتيب التقرير ومحتواه على أسس معينة وهي الزمن والمنطق والمنهج.
المرحلة الثالثة كتابة التقرير، وهي كتابة التقرير ذاته تبعًا للخطوات التالية:
1. الصفحة الأولى وهي صفحة التقرير الرئيسية ويكتب فيها اسم التقرير واسم مقدم التقرير والجهة المقدم لها التقرير والتاريخ.
2. تحديد أقسام التقرير والموضوع المكتوبة به.
3. تلخيص التقرير وهي فقرة تختصر ما يحتويه التقرير من هدف وإجراءات.
4. نتيجة التقرير ومناقشتها وتوضيح الآراء والرسوم البيانية والتفاصيل.
5. التوصية وهي المبررات التي يقومون بوضعها لتغطية الاحتياج الذي كتب من أحله التقرير.
6. الملحق وهو عبارة عن هيكل يتضمن شرح التقرير.
7. اختيار لغة التقرير هل ستكون لغة علمية بحته أم فنية أم غيره.
8. كتاب مقدمة التقرير وهي اختصار لبعض المعلومات عن الهدف من التقرير وأسماء الأشخاص الذين قاموا به.
9. خاتمة التقرير، وقائمة المراجع والمصادر في النهاية.