تلجأ كل الدول والمؤسسات لإعداد ما يعرف بالميزانية، وتحتوي هذه الميزانية على كل التفاصيل المالية التي سيتم تطبيقها، فبدون الميزانية لن تكون هناك معالم للطريق المالي للسنة القادمة، ولن يمكن ضبط الانفاق داخل المؤسسة أو الدولة ما يؤدي للخسارة في نهاية السنة.
ولا يقوم بإعداد الميزانية شخص واحد فقط بل عدة مختصين مالين يعملون ضمن الدائرة المالية وهم القادرين على تحديد الوضع المالي داخل المؤسسة وتصميم ووضع الخطة المالية واتباعها.
تتضمن الميزانية العديد من البنود منها الانفاق والادخار والاقتراض، وتقوم الجهات المالية بتحديد التقديرات وإقرارها عن طريق أوراق عمل توضع بين يدي رئيس المنشأة، وبناء عليها يتم عقد اجتماع لنقاش بنود الميزانية، ثم تضاف الملحقات، ويتناقش كل مدير مع الدائرة المالية بمفرده، لترفع بعدها الميزانية للرئيس التنفيذي ويتم إقرارها والموافقة عليها.
وحتى تحقق الميزانية أهدافها يتوجب تحديد النفقات وتغطيتها بصورة كاملة ضمن رأس المال المتاح، لأن الهدف الرئيسي من الميزانية ضبط النفقات، وذلك حتى تستطيع المنشأة تحقيق أهدافها وغاياتها والربح المتوقع.
ومفهوم الميزانية لا ينحصر على الجماعات والدول والمؤسسات بل الأفراد كذلك، حيث يجب أن يضعوا ميزانيات تساعدهم على تحديد إراداتهم ومصروفاتهم، وتحل الكثير من الأزمات العائلية، وتسدد الفواتير وغيرها.