السكرتير التنفيذي هو موظف في شركة يقوم بدعم السلطة التنفيذية، الرئيس التنفيذي، أو المدير، وله القدرة على اتخاذ القرارات التي تؤثر على الشركة في الوقت المناسب. وإدارة المكاتب بصورة شاملة من الألف الى الياء وحضور الاجتماعات أو المؤتمرات بدلا عن السلطة التنفيذية في بعض الاحيان ان تطلب الأمر. هيا نتعرف سويا على مهام السكرتير التنفيذي.
ما هي وظيفة السكرتير التنفيذي
السكرتارية التنفيذية تعتبر من الوظائف الهامة والأساسية في الهيكل الإداري ويتم الاعتماد عليها في الكثير من المهمات وتطوير العمل في المؤسسة. حيث يقوم السكرتير التنفيذي بالوظائف التالية:
- تقديم الدعم الإداري والمكتبي إلى الإدارات أو الأفراد التنفيذيين
- التفقد اليومي لترتيب وتنظيم ونظافة المكتب
- جدولة الاجتماعات وترتيب غرف الاجتماعات
- تبليغ المدير حول اية إلغاءات للإجتماعات أو اقرار اجتماعات جديدة.
- إدارة اجراءات السفر والجدول الزمني الخاص بها.
- التعامل مع الطلبات الخاصة بالحصول على المعلومات مباشرة وتوفيرها بأسرع وقت ممكن.
- إعداد المراسلات والبريد بصورة شاملة
- ترتيب البريد الصادر والوارد توثيقه وتسجيله وترقيمه
- إعداد التقارير الإحصائية.
- إدارة جداول البيانات.
- استقبال الزوار وتحيتهم.
- إعداد الوثائق السرية والحساسة والتعامل معها بأمانة وإخلاص
- تنسيق أنشطة إدارة المكاتب.
- تحديد المسائل ذات الأولوية القصوى والتعامل معها وفقا لذلك
- إعداد جدول أعمال الاجتماعات ومتابعة توزيعه والتأكد من تسليمه للمعني شخصيا
- التعامل بحرفية مع الاوامر الشفهية والعمل على صنع القرار بها
- المساعدة في إعداد ميزانية المكتب
- تنظيم وترتيب الانشطة في المناسبات والاحتفالات.
- تنظيم وانجاز كافة الإجراءات المكتبية.
- عمل تنسيق وارشفة خاصة بمهمات السفر للمدراء؛ وجمع كافة البيانات الخاصة بها والاحتفاظ بقسائم السفر وعمل سجلات بذلك
- التعامل بحرفية مع المعدات المكتبية، مثل أجهزة الكمبيوتر - آلة التصوير والماسح الضوئي وغيرها
- تنسيق اللجان وفرق العمل ومتابعة سير عملها
معلومات عن السكرتير التنفيذي
بالاضافة لما يقوم به السكرتير من وظائف عديدة فيها يعتمد عليه صاحب المؤسسة اعتمادا كليا نقدم أبرز معلومات عن السكرتير التنفيذي:
- استلام البريد اليومي.
- عرض البريد على المدير.
- توجيه البريد للمختص.
- تصوير البريد القادم حسب الأهمية.
- توزيع البريد على الأقسام المختصة.
- حفظ البريد الوارد.
- تسجيل البريد الصادر.
- حفظ صورة من البريد الصادر.
- إرسال البريد الصادر.
- اعداد دليل مختص بالهواتف وأرقامها.
- استقبال المكالمات الهاتفية.
- ترتيب السفريات وجميع البيانات المرتبطة بالسفر.
ما هي مهمة السكرتير التنفيذي
يقوم السكرتير التنفيذي بالعديد من المهام فهو يعد رجل الشركة الأول وأبرز المهام ما يلي:
- فهرسة المحفوظات واتلاف تلك غير المستخدمة.
- جلب الملفات عند طلبها.
- عمل الحجوزات ومتابعتها.
- إعداد ملفات السفر.
- اخبار الجهة المضيفة عن موعد وصول المدير.
- تنظيم محفوظات الإدارة.
- تصنيف المحفوظات.
- ترميز المحفوظات.
- متابعة التوجيهات والتعليمات الصادرة من المدير والتي تم احالتها للمسؤولين التنفيذيين.
- استقبال وتحويل المكالمات الهاتفية.
- توجيه العملاء إلى الجهات المختصة اوالموظف المختص
- الحفاظ على سلامة جميع الأنظمة الإلكترونية ومتابعه صيانتها اولا بأول.
- التوقيع على الطرود البريدية المحمولة جوا
- العمل خارج اوقات الدوام الرسمي ان تطلب الأمر
- اي مهمة اخرى قد يتم تكليفه بها
- متابعة أعمال الإدارة وتحديد الموضوعات التي تحتاج لمتابعة.
- الاطلاع على ملف المتابعة بصورة يومية.
- استخدام تطبيقات الحاسب الخاصة بالعمل بصورة محترفة.
ما هو راتب السكرتير التنفيذي
تختلف من شركة لاخرى وتعتمد على الخبرة ويعتمد على مستوى الشركة نفسها ومستوى المدير الذي تتحمل مهام السكرتارية التنفيذية في مكتبه ولكن عامة في الشركات الكبيرة يكون الراتب حوالي من 5000 ل 9000 ريال تقريبا.
المراجع:
https://specialties.bayt.com/