عناصر الإدارة

السيطرة  

• وهي عملية إعداد المعايير الأساسية لتحقيق الأهداف، وذلك عن طريق قياس الأداء ومتابعة اتخاذ الإجراءات المناسبة لتصحيحه، وتتميز السيطرة بمجموعة من الخصائص:
• من الوظائف الأساسية للإدارة.
• وظيفة مستمرة حيث التحكم بأعمال المنشأة من الوظائف الضرورية في كل الأوقات لأنها تساعد على تقييم تطور العمل المستمر.
• تحتاج العملية الإدارية لوجود السيطرة من بدايتها حتى نهايتها.
• ترتبط السيطرة بشكل مباشر مع النتائج الخاصة بالعمل الإداري.

التوجيه

 هو المساهمة في بناء بيئة عمل فعالة وتوفير العديد من الفرص المحفزة وجدولة المهام الوظيفية والاشراف على تنفيذ الموظفين لها، ويتميز بمجموعة من الخصائص هي:

• يعد وظيفة إدارة تتميز بالاستمرارية والديناميكية.
• يساعد على تعزيز الاتصال بين كل الوظائف الإدارية.
• العنصر الذي تتأثر به كل الأنشطة الإدارية الأخرى.
• يشمل التوجيه كل المستويات الإدارية في المنشأة.
• التنظيم: مجموعة من النشاطات والمهارات الي تهتم بتنسيق الأمور المتعلقة بالأفراد والأحداث والخدمات في بيئة العمل، ويتميز التنظيم ببعض الخصائص هي:
• تقسيم العمل من أسس التنظيم ومن الصعب أن تنجح أي إدارة في تطبيق التنظيم دون وجود تقسيم للعمل.
• التنظيم هو مجموعة من الأفراد يسعون للوصول لهدف مشترك.

 التخطيط

 هو العنصر الإداري الذي يسعى لتحقيق الرؤى والمهام والأهداف الإدارية، وذلك عن طريق تنفيذ الأفعال الصحيحة لوضع خطة مناسبة. يتميز التخطيط بمجموعة من الخصائص وهي:

• التخطيط العنصر والوظيفة الأساسية للإدارة ويهتم بتحقيق الأهداف.
• وظيفة عقلية تهتم بصورة أساسية بالتفكير قبل البدء بالتنفيذ.
• عملية مستمرة.
• التخطيط وظيفة ديناميكية يعتمد على التغيرات المستمرة في العمل المخطط له نتيجة ظهور تغيرات في بيئة العمل.
• يعتمد التخطيط على توقع الأعمال عن طريق الاعتماد على استخدام تقنيات علمية توجه العمل للمستقبل.

 التوظيف

هي عملية إدارية وعنصر من عناصر الإدارة وتسعى لتوظيف واختيار وتدريب أفراد الشركة. ويتميز التوظيف بمجموعة من الخصائص:

• عنصر يتم تطبيقه بصورة مستمرة طالما توجد قوى عاملة في كل الأوقات.
• وظيفة معقدة لأنه يحتاج لجهد كبير من عناصر المنشأة.
• وظيفة منطقية لأنه يشمل تنفيذ مجموعة من الخطوات المنطقية مثل التخطيط للتوظيف والاختيار والتدريب والتقييم.

• التخطيط :أي تحديد الأهداف ، والتنبؤ بنتائجها وحل الأمور الصحيحة
• التنظيم : ويعني معرفة ما هو المطلوب لتأدية عمل ما ، ومن عليه القيام بهذا الأمر
• التوجيه : أي التعليم ، التنسيق ، التحرك والإرشاد
• السيطرة : وتعني المراقبة والتأكد أن كل شيء يسير تبعاً للخطة الموضوعة سابقاً

• عمليات التخطيط والمتابعة الميدانية في مجال التعليم بمراحله المختلفة .
• وضع البرامج والمناهج الدراسية لتنفيذ الخطة التعليمية ، وما يلزم ذلك من مقررات وكتب دراسية ، وما يتبع ذلك من وسائل تقويم وامتحانات عامة .
• تقدير الاموال اللازمة لخطط التعليم ومشروعاته .
• اصدار القرارات والنشرات اللازمة لتنظيم وتوجيه العملية التربوية .
• تعيين ونقل من يشغلون الوظائف التقليدية والاشرافية العليا من مراحل التعليم العام والمديريات التعليمية .
• التنسيق بين المديريات العامة للتربية بالمحافظات والوزارة .
• وضع خطة لتدعيم العلاقات التنظيمية والتربوية بين المديريات العامة بالوزارة وفي المحافظات والوزارات الاخرى .
• بحث المشكلات التي تعترض تطبيق البرامج والخطط التعليمية واقتراح الحلول المتابعة لها .
• تخطيط اساليب للتقويم والتوجيه .
• تطوير المواد الدراسية والنهوض بمستوى أداتها ومتابعة وسائل تنفيذها .
• اقتراح تعديل الكتب الدراسية واعداد المواصفات والضمانات التي تكفل سلامة تأليفها وفحصها ومراجعتها واخراجها .
• التخطيط للبرامج التدريبية والندوات والمؤتمرات على ضوء المتابعة الميدانية .
• المتابعة العامة والميدانية لاعمال المديريات والادارية في ضوء قرارات وتوصيات الوزارات وسياستها التعليمية .

الإدارة الإلكترونية هي منظومة إلكترونية متكاملة تهدف إلى تحويل العمل الإداري العادي من إدارة يدوية إلى إدارة باستخدام الحاسب وذلك بالاعتماد على نظم معلوماتية قوية تساعد في اتخاذ القرار الإداري بأسرع وقت وبأقل التكاليف.

• الإدارة الالكترونية يمكن أن تشمل كلا من الاتصالات الداخلية والخارجية لأي منظمة. والهدف من ذلك هو إدخال الشفافية الكاملة والمساءلة ما يؤدي إلى تحسين الإدارة الالكترونية داخل أي منظمة. في ألمانيا، هذه المبادرة التي تستهدف بصورة خاصة المنظمات الحكومية، حيث المساءلة العامة والتي تثير قلقاً خاصاً.
• عمليات مماثلة يجري تطويرها في العديد من الشركات الأميركية للمساعدة على الامتثال للقانون ساربانيس أوكسلي.
• تنفيذ أي حل لإدارة الكترونية ينبغي أن تلبي احتياجات العملاء بمركزية أكبر من منظمة مركزية، وينبغي إزالة الاعتماد على أفراد معينين، وإدخال نظم الشفافية في العمل.
• أمثلة على الإدارة الالكترونية تشمل الجداول الزمنية على الإنترنت وحساب المصاريف. ويمكن استخدام هذه للمساعدة على خفض التكاليف لمنظمة ما.

الإدارة الاستراتيجية من ثلاث مراحل رئيسية هي: مرحلة التصميم. ـ مرحلة التطبيق. ـ مرحلة التقييم.

• أولاً: مرحلة التصميم: يطلق عليها أيضًا مرحلة التخطيط الاستراتيجي، وتهتم مرحلة التصميم بوضع رسالة المنظمة وتقييم البيئة الداخلية، ومن ثم تحديد نقاط القوة والضعف، وكذلك البيئة الخارجية، ومن ثم أيضًا تحديد الفرص والتهديدات، وبعد ذلك تحديد الفجوة الاستراتيجية ووضع الأهداف طويلة الأجل، واختيار أفضل الاستراتيجيات الكلية، واستراتيجيات الوحدات الاستراتيجية، والاستراتيجيات الوظيفة. وتتطلب عملية التصميم تجميع المعلومات وتحليلها واتخاذ قرارات باختبار أفضل البدائل في كل خطوة من خطواتها، وتنبغي أن تمارس بأعلى درجة من الكفاءة اذ إن نتائجها ذات أثر طويل الأجل يحدد لفترة طويلة نوع النشاط الذي تركز عليه المنظمة وما تقدمه من خدمات وسلع والأسواق التي تخدمها والتكنولوجيا المستخدمة، والبحوث التي سوف تجري والموارد التي سوف تستخدم.
• ثانيًا: مرحلة التطبيق: تهدف هذه المرحلة إلى تنفيذ الاستراتيجيات وتتضمن وضع الأهداف قصيرة الأجل ورسم السياسات وتخصيص الموارد البشرية والمادية وتوزيعها بين بدائل الإنفاق، كما تتطلب تهيئة المنظمة من الداخل بما قد يتطلبه ذلك من تعديل الهيكل التنظيمي وإعادة توزيع السلطات والمسؤوليات ووضع الأنشطة واهتماماتها، وتحديد خصائص القوى العاملة وتدريبها وتنميتها بما يساعد على تنفيذ الاستراتيجيات.
• ثالثًا: مرحلة التقييم: تخضع كل الاستراتيجيات لعملية تقييم لمعرفة مدى تناسبها مع التغييرات التي تحدث في البيئة الداخلية، والخارجية ولتقييم مدى دقة التنبؤات التي تحتويها الخطط. ويتطلب ذلك مقارنة النتائج الفعلية بالأهداف المتوقعة من تطبيق الاستراتيجية وبالتالي اكتشاف الانحرافات التي قد تكون في مرحلة تصميم الاستراتيجية أو في مرحلة تطبيق الاستراتيجية.