خطوات إدارة المشاريع مهام محددة تستخدم لحل مشكلات معينة وتعتمد على وجود نقطتي بداية ونهاية لها، وتشمل عدة مكونات مثل الأهداف المطلوبة والاعتماد على الميزانية المالية واستخدام فريق عمل متميز لتحقيق الأهداف.
وتعرف المشاريع بأنها أعمال مخطط لها ومعتمدة على مجموعة من المعلومات لتأسيس شيء ما أو تطوير شيء قائم.
إدارة المشاريع:
هي مجموعة معارف مرتبطة بأدوات ومبادئ وتقنيات مستخدمة في المراجعة والرقابة والرصد والتخطيط وتعرف إدارة المشاريع بأنها تطبيق التخطيط والتنظيم لكافة الموارد الخاصة في الشركة لتنفيذ مشروع معين لمرة واحدة فقط، وتشمل تلك الموارد كل من رأس المال والقوى البشرية وتساعد إدارة المشاريع على تحديد أهداف المشاريع والعناصر الخاصة بها.
ومن تعريفات إدارة المشاريع الأخرى إنها مجموعة مهمات منها التنسيق والتنظيم للموارد سواء المادية أو البشرية لإنهاء العمل على المشروعات.
خطوات إدارة المشاريع:
نجاح تطبيق إدارة المشاريع يعتمد على تنفيذ المديرين لمجموعة من الخطوات الأساسية وهي:
1. التخطيط للمشروع: وهي الخطوة الأولى ومرحلة من خطوات لإدارة المشاريع وتدرس حالة ما بهدف صياغة فكرة معينة للمشروع وتحديد أهدافه والنتائج المتوقعة منه وتنفيذ خطة تفصيلية تساعد على برمجة العمل الخاص بالمشروع.
2. إعداد الخطة الخاصة بالعمل: وهي الطريقة التي تعمل على الربط بين الموارد المتاحة ونتائج المشروع، وتساهم هذه الخطة في توضيح تصور حول الخطوات المناسبة لسير المشروع وتستطيع المنشأة الوصول لأهداف وتحقق الهام المطلوب تنفيذ أعمالها.
3. تنظيم المشروع: وهي استخدام الموارد ومقارنتها مع الأنشطة المحددة في السابق، وتتم دارسة الحاجة للموارد البشرية والمستخدمة في إدارة المشروع وتصميم الإجراءات الخاصة بالتقييم للوصول إلى تحديد التكاليف التي يحتاجها بدء تطبيق المشروع، ويساعد على تنظيم المشروعات كل من:
• الموارد البشرية وهي هامة وتساعد على تنفيذ المشروعات ويجب أن تحدد الموارد البشرية المهام المتوقعة من ل موظف مع ربطها بالأنشطة المخطط لها في السابق وتعسى كل مها لتحقيق هدف المشروع.
• التوثيق وإعداد التقارير وهي وسيلة لمتابعة الأنشطة والأعمال والتطورات الخاصة به، أما التقارير فهي وسيلة تساعد على تحديد فعالية المشاريع والكفاءة الخاصة بها وتحليل الحالة القائمة، والتقارير من الوسائل التي تساعد على تحديد فعالية المشروع وحصر نقاط التطور وتقديم التوصيات التي تساعد على تعزيز سير العمل.
4. انشاء نظم خاصة بالتقييم والمتابعة: وهي العمليات التي تسعى للحصول على معلومات عن كافة الأعمال والأنشطة الخاصة بالمشروع للتحقق من سيرها وفقًا لخطة العمل والتقييم هو قياس الأداء من أجل اصدار احكام نهائية عن المشروع ومدى قدرته على تحقيق الأهداف.
5. إعدام الموازنة المالية للمشروع: وهي الخطة المالية التي تحتوي على معلومات عن التكاليف التشغيلية للمشروع وتساعد على التأكد من كل الموارد المستخدمة في تطبيق نشاطات المشروع وتساهم في توفير أدوات رقابية لمتابعة العمل عن طريق المقارنة بين المصروفات الفعلية والمصروفات المخصص لها.