من أحرج المواقف التي قد تمر علينا عند إرسال الرسائل الإلكترنية أن نرسلها للشخص غير المعني سهواً، والأسوأ من ذلك إذا كان فحوى الرسالة ضده! لتتجنّب مثل تلك المآزق إليك بعض الآداب العامة عند كتابة الرسائل الإلكترونية، عليك تطبيقها على كل مواضيعك الرسمية وغير الرسمية.
1. اكتب دوماً عنوان الموضوع في جميع الرسائل الالكترنية لتعطي المتسلّم فكرة عن مدى أهميتها.
2. يجب استئذان الأشخاص قبل توزيع عناوينهم الإلكترونية على الآخرين ودع لهم قرار مشاركة الغير بعناوينهم الخاصة.
3. بعد إرسال الرسائل العملية إلكترونياً، من الطبيعي أن تتابع الموضوع هاتفياً إذا لم تتسلم رداً في وقت معقول (ثلاثة أيام عمل تعتبر فترة معقولة للإجابة على الرسائل).
4. احرص دوماً على مراجعة الرسالة قبل إرسالها لتتأكد من خلوّها من الأخطاء الإملائية والنحوية بغضّ النظر عن المتسلم.
5. ابدأ رسالتك دوماً بالتحية الطيبة واختمها بالسلام حسب العادات والتقاليد المتعارف عليها في مجتمعك.
6. اختصر الرسالة قدر المستطاع لكي لا يمل المتسلم من قراءتها.
7. قد تكون الرسائل الإلكترونية أهم وسيلة تواصل في حياتك، ولكنها قد تكون ثانوية بالنسبة لغيرك، فالبعض ما زالوا يفضّلون مناقشة المواضيع هاتفياً أو وجهاً لوجه.
8. ردّ على الشخص المرسل ولا ضرورة لنسخ الأشخاص غير المعنيين بدون داعٍ، حتى لو كانوا على لائحة المرسل.
9. إذا تسلّمت رسائل ترويجية لا تهمك، فإما أضف عنوان المرسل على اللائحة الممنوعة أو من الأفضل الاتصال بالمرسل مباشرة وطلب إزالة عنوانك من لائحته.
10. مواضيع لا يجب مناقشتها إلكترونياً: المواضيع الخاصة، الشكاوى، النميمة، الكلمات البذيئة والنكات غير اللائقة.
تذكر أن كل رسالة بمجرد خروجها من بريدك الإلكتروني تتعدى مضمار “الخصوصية” وقد تستخدم قانونياً ضدك إذا وصلت إلى العنوان الخاطئ. تأكد من عنوان المتسلّم مرتين قبل أن تضغط “إرسال”.
للتواصل مع مستشارة الأناقة والإيتيكيت تابعوا هند جمجوم على الصفحة التالية:
http://www.facebook.com/DubaiImageConsultant