لا يمكن إغفال حقيقة أن المديرين في العمل يميلون إلى تفضيل نوعية الموظفين الذين يكونون أكثر انتباهاً في تنفيذهم لما هو مطلوب منهم من مهام، خصوصاً على صعيد المراسلات التي تتم عبر البريد الإلكتروني، حيث تكون هناك قواعد يتعيّن الاهتمام بها.
وفي هذا الصدد، قال فرانك ماكاندرو أستاذ علم النفس في كلية نوكس وأحد المشاركين في إعداد دراسة حديثة بهذا الخصوص: "يحتاج الناس لتذكير أنفسهم بأن قرَّاء رسائلهم البريدية لا يمكنهم أن يقرأوا أدمغتهم أو يسمعوا أصواتهم أو يروا تعابير أوجههم، بل كل ما يكون متاح أمامهم هو قراءة وفهم ما هو مدوّن في الرسالة".
ولهذا السبب، يتعيّن أخذ النصائح السبع التالية عند الإقدام على إعداد رسالة عبر البريد الإلكتروني من أجل الحصول على الانطباع المطلوب والمرجو في مكان العمل:
1- الاهتمام بعنوان الرسالة: فهو أول ما تقع عليه عين الشخص المُستقبِل.
2- تجنب خطوط الكتابة المجنونة: فالأفضل الالتزام بنوع الخط العادي حتى لا ينظر إليك باعتبارك صبيانياً أو غير واضح.
3- الانتباه للأخطاء المطبعية: فهو أمر يهتم به كثيراً المديرون في العمل.
4- وضع خطوط عريضة: وخاصة إن كانت الرسالة طويلة وتحتوي على قدر كبير من التفاصيل.
5- تجنب تدوين الحروف الأولى من الاسم: خاصة إن كانت المراسلة مع شخص لا يعرفك جيداً.
6- استخدام التوقيع السليم: فهو أمر شديد الأهمية خاصة في الجزء في الأخير من الرسالة.
7- تجنب كتابة الأمور الهامة: حيث يفضّل في هذه الحالات التواصل إما بالمقابلة وجهاً لوجه أو بالهاتف، لأن التواصل على هذا النحو يكون أكثر عملية وفاعلية.
يمكنك قراءة المزيد
ميلاد حدشيتي: إرشادات لا تتعلّمها على مقاعد الدّراسة تحقّق لك النّجاح!
شادي ديب: هل حان الوقت لترك عملك والبحث عن عمل يحقق طموحك؟
رودولف جبر: لا تتجاهل حاجتك لمرشد خصوصاً في شركتك الناشئة
سامر زعرور: عشر نصائح ليوم أكثر إنتاجية
زويا صقر جبر: كيف تخلق محتوىً تفاعلياً يجذب المستخدمين؟