طريقة كتابة تقرير عمل

يحتاج أصحاب العمل وسيلة تربطهم بالعاملين لديهم وللتعرف على مقترحاتهم وآرائهم

والتوصيات المتعلقة بشئون العمل والمشاكل والصعوبات وكيفية تحسين الأوضاع والنهوض بالمؤسسة لتحقيق الأهداف الاستراتيجية، والوسيلة المستخدمة في هذه الحالة هي تقرير العمل.

 

 

تقرير العمل قائمة أو عرض واضح بمعلومات معينة، وحقائق وبيانات متعلقة بموضوع أو مشكلة أو طارئ ما، يتخلله تحليل منطقي أو اقتراحات خاصة، أو توصيات تتماشى مع طبيعة نتائج التحليل، وفي ضوء هذا التوضيح البسيط لتقارير العمل فقد تكون شفهية أو لفظية أو تحريرية أو مكتوبة بالاستعانة بالوسائل المناسبة لإيضاحها وتحقيق الغاية منها بفاعلية، وتعد مصدرًا أساسيًا للمعلومات القابلة للرجوع إليها في أي وقت وركيزة أساسية للقرارات الهامة في الشركة، أي هي وسيلة مساعدة أكثر من غيرها في فهم الحقائق واستيعاب وضع المؤسسة عند منحنيات معينة أو ظروف طارئة تعترضها.

 

أي أن التقارير هي طريقة من إحدى الطرق لتبادل المعلومات داخل الشركة وتلعب دورًا هامًا في تبادل البيانات والمعلومات بين الأقسام والإدارات داخل المنظمة الواحدة، أو بين الشركة وبين الجهات والمنظمات الأخرى.

 

 

قد يؤدي الموظفين عملهم ومهامهم بكفاءة ونجدهم أحيانًا لا يتمكنون من كتابة تقارير العمل بذات المستوى الذي يثبت أداءهم لمهامهم، وبالتالي يتم إهدار جهودهم التي يقومون بها، وسيظهر التقرير بصورة سيئة أمام أصحاب العمل، ويحتاج الموظفين في هذه الحالة إلى دليل كتابة التقارير بطريقة احترافية لتكون مرضية وحلقة وصل ما بين أصحاب العمل والموظفين.

 

 

1. نحدد الهدف من التقرير كخطوة أولى لكتابة التقرير، ونحدد متلقي التقرير وطبيعة المواد التي يجب إضافتها وكيفية إضافتها بشكل يحقق الهدف منها.

2. بعد كتابة جزء من التقرير يتم مراجعة الأفكار المتضمنة به، والخروج بالأفكار الرئيسية منها وترتيبها بتسلسل منطقي.

3. عند البدء بكتابة المحتوى المرغوب في عرضه يجب مراعاة أن يكون مركزًا ولا يخرج عن غاية التقرير ومتماسك الأجزاء، وأفكاره منظمة ومدعومة بثوابت وحقائق.

4. عند الوصول للهيكل البنائي وهو الوصف المختصر لمحتوى العرض بشكل منطقي ومرتب يراعى تناسق محتوياته وتوازيها، وتدرجها المنطقي وتقسيمها المناسب، وذلك لمساعدة المتلقي على فهم واستيعاب ما سيعرض عليه.

5. المرحلة الأخيرة هي المراجعة والتدقيق والتي يفضل القيام من قبل شخص مختص وليس كاتب التقرير ويتم التركيز في هذه المرحلة على مراجعة الجمل والتأكد من سلامتها اللغوية وعلامات الترقيم ومواضع النقاط والفواصل، وتوافق الأزمة في الجملة الواحدة، ومدى وضوح مقاطعها، بحيث يحتوي كل مقطع على فكرة أساسية واحدة يتم ربطها ببعضها بأسلوب منظم وسلس باستخدام وسائل الربط اللغوية الملائمة.

وعملية كتابة التقارير من أدق عمليات الكتابة، وذلك لوجود بعض الأسس والمعايير عند كتابتها، كالفقرات والمفاهيم المتعارف عليها دوليًا، ويجب مراعاتها، وإلا لا يحقق التقرير الأهداف المطلوبة منه.